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Cross-post German business association DMB: the benefits of real-time reporting systems for SMEs

DMB

Introduction

We are honored by this week’s opportunity to publish an expert article through the German Association DMB, representing 24.000 German small- and medium-sized enterprises (SMEs). As more and more countries are implementing real-time reporting systems for VAT purposes, it is important to look at the implementation details. We highlight four characteristics that any real-time reporting system should have to ensure feasibility and advantages for businesses.

Feel free to read the German version here: https://www.mittelstandsbund.de/themen/finanzen/kmu-freundliche-echtzeit-berichterstattung-1/ or below.

KMU-freundliche Echtzeit- Berichterstattung

Die Echtzeit-Berichterstattung für eine unkomplizierte und schnelle Mehrwertsteuerabrechnung ist weltweit auf der Überholspur. Es stellt sich nicht länger die Frage ob, sondern wann und wie die Systeme umgesetzt werden.

Politische Entwicklungen

Die Regierungen der EU-Mitgliedstaaten suchen nach wirksamen Maßnahmen, um die Mehrwertsteuerlücke zu bekämpfen und Einnahmen zu generieren, um die europäische Wirtschaft aus der Corona-Rezession zu führen.

Die Echtzeit-Berichterstattung von Umsätzen (so-genanntes “real-time reporting”) wird hierbei zum neuen Standard. Sie verpflichtet Unternehmen, Rechnungsdaten in Echtzeit oder Nahe-Echtzeit an Steuerbehörden zu senden, damit diese Einblick in tatsächliche Geschäftstätigkeiten erhalten, (automatisierte) Prüfungen vornehmen und Betrug schneller entdecken können.

Die Mehrwertsteuerlücke (d.h. die Differenz zwischen den erwarteten und tatsächlichen Mehrwertsteuereinnahmen aufgrund von Steuerbetrug, -hinterziehung, -umgehung sowie Insolvenz, Zahlungsunfähigkeit und Fehlberechnungen) innerhalb der Europäischen Union (EU) erreichte 2018 €140 Mrd. Aller Voraussicht nach wird sie durch die aktuelle Pandemie auf €164 Mrd. steigen[1]. Der Mehrwertsteuerbetrug wird auf €50 Mrd[2] in der EU geschätzt.

Betrug und die Nichteinhaltung von Steuerverpflichtungen schmälern nicht nur die Staatseinnahmen, sondern benachteiligen auch steuerehrliche Unternehmen und deren Wettbewerbsfähigkeit. Mit der Echtzeit-Berichterstattung geht es darum, Betrug wirksam zu bekämpfen, die Steuerkonformität von Unternehmen zu erhöhen und dadurch ein faires Klima zu schaffen, dass Wettbewerbsfähigkeit und Steuergerechtigkeit fördert.

Die Mehrwertsteuerlücke kann national bekämpft werden. Italien, Spanien und Ungarn haben dafür bereits ein real-time reporting System und Frankreich und Polen entwickeln es momentan mit geplantem Inkrafttreten ab 2023. Die Europäische Kommission wird 2022 einen Gesetzentwurf zur Echtzeit-Berichterstattung innergemeinschaftlicher Transaktionen vorlegen und plant dabei auch die Mechanismen, die auf inländische Umsätze angewandt werden, zu straffen[3]. Deutschland darf den Anschluss nicht verpassen. In Deutschland haben deshalb Die [4]], Bündnis 90/Die Grünen[5] und die FDP[6] per Anfrage die Bundesregierung dazu aufgefordert, die Arbeit an einem real-time reporting System aufzunehmen. Im Oktober 2020 tat dies auch der Bundesrechnungshof in einem prägnanten Bericht, in dem er schnellstens die Einführung eines real-time reporting Systems basierend auf modernsten Technologien empfahl[7].

Implementierungsdetails sind wichtig

Es wird daher immer wichtiger, sich mit den Implementierungsdetails auseinanderzusetzen. Regierungen sollten vier grundlegende Prinzipien bei der Gestaltung von real-time reporting Systemen beachten, damit diese Betrug wirksam bekämpfen und gleichzeitig wichtige Vorteile für Unternehmen garantieren.

1) Datenschutz

Wir glauben, dass Preisinformationen jederzeit vertraulich bleiben sollten, um negative Auswirkungen auf unternehmerische Geschäftstätigkeiten zu vermeiden. Implementierte Systeme speichern oft kolossale Datenmengen zentral und in Klartext ab, damit Steuerbehörden die Rechnungen für Mehrwertsteuerzwecke analysieren können. Dies macht die Systeme anfällig für potentielle externe Cyberangriffe oder interne Betrugsfälle, was besonders gefährlich bei sensiblen Rechnungsdaten ist. Hier können moderne Technologien helfen. Durch den Einsatz neuester Verschlüsselungsmethoden können Steuerbehörden die Mehrwertsteuerlücke schließen, ohne tatsächliche Rechnungsdaten zu sammeln. Verschlüsselte Fingerabdrücke von Rechnungen erlauben es, automatisierte Prüfungen durchzuführen, ohne dass Unternehmen die Kontrolle über ihre vertraulichen Preisinformationen verlieren. Dies minimiert das Risiko von Datenlecks und gewährt die Vertraulichkeit der Steuerzahler[8].

2) Geringer Verwaltungsaufwand

Real-time reporting ermöglicht es, Mehrwertsteuererklärungen vorab auszufüllen, was die Steuerkonformität von Unternehmen erhöht und nachweislich Rückerstattungen verschnellert. Chile hat bereits seit 2017 ein System, welches vorab ausgefüllte Mehrwertsteuererklärungen ermöglicht und dadurch den Prozess für Unternehmen um 60% verschnellert[9]. Besonders kleine Unternehmen und Unternehmer profitieren hiervon.

Wenn real-time reporting mit der elektronischen Rechnungsstellung (sogenanntes “e-invoicing”) verknüpft wird, kann es weitere Vorteile für Unternehmen haben, da Prozesse vollends automatisiert werden können. Dies treibt aber auch die Implementierungskosten in die Höhe, sodass sorgfältig abgewogen werden sollte, ob wirklich beides gleichzeitig implementiert werden muss. E-invoicing, also der Austausch von Rechnungen in einem computerlesbaren Format (ZUGFeRD in Deutschland) ist EU-weit bereits verpflichtend für alle öffentlichen Aufträge[10]. Manche EU Mitgliedstaaten (z.B. Italien) haben das e-invoicing auf B2B Aufträge ausgeweitet, als sie ihr real-time reporting System eingeführt haben. Real-time reporting muss aber nicht zusammen mit B2B e-invoicing eingeführt werden, wie das Beispiel Ungarns zeigt[11]. Real-time reporting unterstützt also beide Implementierungsmöglichkeiten.

3) Ungestörter Informationsfluss

Steuerbehörden sollten sicherstellen, dass das real-time reporting System so wenig wie möglich in die Unternehmensprozesse eingreift und den Lauf der Rechnungen nicht verändert. Oft wird das Central Clearance Verfahren als Paradebeispiel der real-time reporting Systeme genannt. Dieses greift allerdings enorm in den Rechnungsverlauf ein: Unternehmen senden ihre Rechnungen nun an die Steuerbehörden, die die Rechnungen erst prüfen, sodass sie erst danach an die Rechnungsempfänger weitergeleitet werden können. Dies ist nicht nur teuer für Unternehmen, da sie ihre Prozesse anpassen müssen, sondern birgt auch die Gefahr, dass keine Rechnungen mehr versendet werden können, wenn es zu einem technischen Problem oder Angriff bei der Steuerbehörde kommen sollte. Moderne Technologien benötigen keine Central Clearance. Unternehmen können nach wie vor ihre Rechnungen direkt an die Empfänger senden, während gleichzeitig ein verschlüsselter Fingerabdruck an die Steuerbehörden versendet und die Rechnung verifiziert werden kann.

4) Neue Geschäftsmöglichkeiten

Das Registrieren von Rechnungen garantiert die Authentizität und Integrität aller Rechnungen. Dies birgt weitere Vorteile für Unternehmen, da registrierte Daten für andere Zwecke wie die Automatisierung von Prüfverfahren, die Anfrage von Darlehen oder die Kommunikation mit Investoren verwendet werden können.

[1] Europäische Kommission (2020). Study and Reports on the VAT Gap in the EU-28 Member States. 2020 Final Report. https://ec.europa.eu/taxation_customs/sites/taxation/files/vat-gap-full-report-2020_en.pdf, abgerufen am 12 Mai 2021.

[2] Grand Theft Europe

[3] Europäische Kommission (Juli 2020). Mitteilung der Kommission an das Europäische Parlament und den Rat. Aktionsplan für eine faire und einfache Besteuerung zur Unterstützung der Aufbaustrategie. https://ec.europa.eu/taxation_customs/sites/taxation/files/2020_tax_package_tax_action_plan_de.pdf

[4] Drucksache 19/17135. https://dip21.bundestag.de/dip21/btd/19/171/1917135.pdf

[5] Drucksache 19/17748. https://dip21.bundestag.de/dip21/btd/19/177/1917748.pdf

[6] Drucksache 19/26534. https://dip21.bundestag.de/dip21/btd/19/265/1926534.pdf

[7] Bundesrechnungshof (2020). Bericht nach §99 BHO über Maßnahmen zur Verbesserung der Umsatzsteuerbetrugsbekämpfung - Chancen der Digitalisierung nutzen. https://www.bundesrechnungshof.de/de/veroeffentlichungen/produkte/sonderberichte/langfassungen-ab-2013/2020/massnahmen-zur-verbesserung-der-umsatzsteuerbetrugsbekampfung-chancen-der-digitalisierung-nutzen

[8] Lesen Sie mehr in unserem Blog: https://blog.summitto.com/posts/invoice_reporting_vs_confidential_reporting/

[9] https://www.ciat.org/Biblioteca/Estudios/2020-ICT_STL_CIAT_FMGB.pdf

[10] EU Richtlinie 2014/55/EU des Europäischen Parlaments und Rates vom 16. April 2014 über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen. https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/HTML/?uri=CELEX:32014L0055&from=EN

[11] Lesen Sie mehr in unserem Blog: https://blog.summitto.com/posts/the_relationship_between_real_time_reporting_and_e_invoicing/